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Elektronische Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Eich

Mit den nachfolgenden Regeln bestimmt die Verbandsgemeindeverwaltung Eich die Grundsätze für die elektronische Kommunikation mit der Verwaltung.

1.1 Die elektronische Kommunikation

Die elektronische Kommunikation erfolgt grundsätzlich formfrei, sofern nicht durch eine Rechtsvorschrift spezielle Formen vorgeschrieben sind.
Für eine formfreie*(siehe unten: [1]) elektronische Kommunikation steht Ihnen unsere folgende zentrale eMail-Adresse zur Verfügung:

poststelle@vg-eich.de

Weiterhin können natürlich an alle auf unserer Internetseite www.vg-eich.de angebotenen oder auf dem Briefkopf der Verbandsgemeindeverwaltung Eich ausgewiesenen E-Mail-Adressen formfreie Nachrichten/Mitteilungen gesendet werden.

Mit Einführung des § 3a des Verwaltungsverfahrensgesetzes (VwVfG), der über § 1 des Landesverwaltungsverfahrensgesetzes auch in Rheinland-Pfalz Anwendung findet, wurde die Möglichkeit der formgebundenen*(siehe unten: [2]) elektronischen Kommunikation eröffnet. Eine formgebundene Kommunikation ist dann erforderlich, wenn z.B. eine Rechtsvorschrift die Schriftform anordnet und diese durch die elektronische Form ersetzt werden soll. Voraussetzung der formgebundenen elektronischen Kommunikation ist die Zugangseröffnung durch eine Verwaltung.

Gemäß § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) gilt entsprechendes im Privatrecht.

1.2 Zugangseröffnung für die elektronische Kommunikation

Die Verbandsgemeindeverwaltung Eich bietet Ihnen die Möglichkeit zur elektronischen Kommunikation an.

Wir eröffnen den Zugang (nach § 3a Abs. 1 VwVfG) nach Maßgabe der folgenden Bedingungen, welche nur für die Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Eich und nicht für Dritte (verlinkte Einrichtungen, andere Behörden etc.) gelten.

1.3 Grundsätze der elektronischen Kommunikation

Für eine formgebundene elektronische Kommunikation muss Ihr Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur gemäß § 2 Signaturgesetz (SigG) versehen sein.
Hierzu bietet Ihnen die Verbandsgemeindeverwaltung Eich über die virtuelle Poststelle Rheinland-Pfalz (VPS)*(siehe unten [3]) [https://www.rlp-service.de] zwei Möglichkeiten zur Übermittlung:

1.3.1 Nachrichtenerfassung innerhalb der VPS

Mit der Nachrichtenerfassung innerhalb der virtuellen Poststelle Rheinland-Pfalz können Sie über eine gesicherte Internetverbindung Nachrichten an die Verbandsgemeindeverwaltung Eich übertragen und diesen Nachrichten signierte Dokumente beifügen.

Hierzu ist eine einmalige Registrierung notwendig, die die Erfassung Ihrer Adressdaten umfasst. Die VPS übermittelt Ihnen sodann einen Freischaltlink. Nach der Aktivierung des Links können Sie die virtuelle Poststelle für den oben beschriebenen rechtssicheren Kommunikationsweg nutzen.

Die Registrierung bietet Ihnen den Vorteil, dass Sie die Übermittlung der rechtssicheren Post durch eine Quittung (dem sog. Laufzettel) bestätigt bekommen. Auch für Sie dürfte dieser Nachweis bei einer juristischen Auseinandersetzung von Nutzen sein.

1.3.2 Nachrichtenerfassung per E-Mail an die VPS

Wenn Sie sich nicht, wie unter 1.3.1 beschrieben, registrieren möchten, bieten wir Ihnen hiermit die Möglichkeit, rechtsverbindlich auch per E-Mail mit unserer Verwaltung zu kommunizieren. Dazu steht Ihnen derzeit ausschließlich folgende E-Mail-Adresse zur Verfügung:

vg-eich@poststelle.rlp.de

Voraussetzungen:

Absenderangaben
Für eine weitere Bearbeitung Ihrer E-Mail ist die vollständige Angabe Ihres Namens und einer zustellfähigen postalischen Anschrift erforderlich.

Verschlüsselung der Dokumente
Zur Sicherung der Vertraulichkeit Ihrer Mitteilungen können Sie diese verschlüsselt an die Verbandsgemeindeverwaltung Eich senden. Dies empfehlen wir insbesondere bei der Übertragung Ihrer personenbezogener Daten.

1.3.3 Unterstützte Formate, Signaturkomponenten sowie die Benutzungsbedingungen finden Sie unter:
https://ldi.rlp.de/service/downloads/frei-zugaenglicher-bereich/nutzerkonto-rheinland-pfalz/

1.4 Ansprechpartner

Haben Sie Fragen zur elektronischen Kommunikation mit der Verbandsgemeindeverwaltung Eich, so steht Ihnen Herr Heller unter der Rufnummer (06246/69 48) oder per E-Mail christian.heller@vg-eihc.de zur Verfügung.

1.5. Rechtliche Hinweise

Die Verbandsgemeindeverwaltung Eich übernimmt keine Gewähr dafür, dass das System zur Entgegennahme der von Ihnen übermittelten E-Mails technisch stets zur Verfügung steht. Schadensersatzansprüche gegen die Verbandsgemeindeverwaltung Eich sind ausgeschlossen, es sei denn, es liegt Vorsatz oder grobe Fahrlässigkeit vor. Für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gelten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen nachvollziehbar einzuliefern.

[1] Formfrei: hier ist eine eigenhändige Unterschrift nicht zwingend vorgeschrieben (z.B.: Anfragen, allgemeine Mitteilungen, etc.).

[2] Formgebunden: hier ist eine eigenhändige Unterschrift zwingend vorgeschrieben (z.B.: Anmeldungen und andere Bereiche des öffentlich-rechtlichen Verwaltungsverfahrens bzw. gem. § 126a Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) auch Verträge und ähnliches im Privatrecht).

[3] Die virtuelle Poststelle ist ein Internetdienst. Dieser erlaubt einem beliebigen Absender elektronisch signierte Dokumente, die für ein System der Verbandsgemeindeverwaltung Eich bestimmt sind, gesichert und nachvollziehbar einzuliefern.